1С:Документооборот для казахстана
 
 
Описание изображения

«1С:Документооборот 8» — это программный продукт,  позволяющий в комплексе решать задачи автоматизации учета документов,  взаимодействия сотрудников, контроля и анализа исполнительской  дисциплины. «1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики,  поэтому может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и  на коммерческих предприятиях различных масштабов. Программа легко  настраивается и может быть адаптирована под специфику конкретной  организации.

 

«1С:Документооборот 8» разработан на новой технологической платформе «1С:Предприятие 8.3»  и является преемником российского программного продукта «1С:Архив 3», который  длительный период применялся в сотнях организаций, предприятий и  учреждений и предназначен для автоматизации документооборота.

«1С:Документооборот 8» позволяет:

  • Упорядочить работу сотрудников с документами, исключить  возможность утери версий или пересечения фрагментов при одновременной  работе.
  • Сократить время поиска нужной информации и суммарное время коллективной обработки документов.
  • Повысить качество готового материала (проектов, документации и  пр.) за счет решения большого количества спорных вопросов и  упорядочивания работы пользователей.

«1С:Документооборот 8» не имеет отраслевой специфики и  может эффективно использоваться как в бюджетном секторе, так и на  коммерческих предприятиях, будь то распределенная холдинговая структура с  большим количеством пользователей или небольшое предприятие. Будучи  универсальной, программа легко может быть настроена и адаптирована под  специфику конкретной организации.

«1С:Документооборот 8» в комплексе решает задачи  автоматизации учета документов, взаимодействия сотрудников, контроля и  анализа исполнительской дисциплины:

Учет документов ведется в разрезе видов документов в соответствии с положением о документообороте предприятия.

«1С:Документооборот 8» поддерживает  многопользовательскую работу в локальной сети или через Интернет, в том  числе и через веб-браузеры.

Ключевые возможности системы:

Работа с договорными документами:

Карточка договора

Договор – это особенный вид внутреннего документа. Карточка договора содержит все сведения о нем (всего 75 реквизитов). Можно настраивать состав стандартных реквизитов и добавлять новые. Из карточки доступен переход ко всему, что связано с договором (переписка,  

процессы, сопроводительные документы, история сроков действия и пр.).

Карточка хранит все присоединенные к договору файлы:

  • черновики;
  • согласованные материалы;
  • скан-копии подписанных оригиналов;
  • вспомогательные файлы.

Автоматическое заполнение файлов договоров

Текст договора заполняется автоматически из реквизитов карточки, например,  Номер, Дата, Заголовок, Сумма, Срок действия и другие. Для этого рекомендуется:

  • подготовить шаблоны файлов для всех видов договоров,  которые используются на предприятии;
  • настроить правила автозаполнения для всех созданных шаблонов файлов;
  • подготовить шаблоны внутренних документов, приложив к ним созданные шаблоны файлов.


Доступно заполнение полей файлов MS Word и Open Office. Правила заполнения полей задаются в виде конструктора или выражением на встроенном языке.

Согласование договора

Согласование договора выполняется при помощи процесса Согласование. Может использоваться параллельное, последовательное или смешанное согласование, а также согласование по условию. Например, смешанное согласование позволяет реализовать регламент обработки

договора, по которому договор могут параллельно согласовывать главный бухгалтер и юрист, после них – заместитель генерального директора и, если замечаний нет, генеральный директор. По результатам согласования можно распечатать Лист согласования.


Возврат переданного экземпляра договора

„В программе отражается передача договора контрагенту на подпись. При этом указывается ожидаемый срок возврата. Программа автоматически отслеживает этот срок и уведомляет ответственного, если документ не возвращен контрагентом вовремя. Программа помогает контролировать наличие скан-копий оригиналов документов и напоминает сотрудникам об этом.


Учет срока действия договоров

„Программа ведет учет сроков действия договоров и правил их продления. При приближении и окончании срока действия программа автоматически уведомляет ответственного за договор. Программа может автоматически продлить срок действия документа, если это разрешено для документа.

Срок действия может быть автоматически изменен:

  • при заключении дополнительного соглашения с новым сроком действия;
  • при досрочном расторжении договора;
  • при автоматическом продлении договора.


Срок можно изменить и вручную. В программе хранится вся история изменения сроков действия договора.


Учет этапов договоров

Для каждого договора можно указать, какие этапы обработки он должен пройти. Для каждого из этапов можно установить плановый срок прохождения. По мере прохождения этапы вручную отмечаются как пройденные. Таким образом, для договора видно, на каком этапе он находится. Программа автоматически уведомляет ответственного за договор о приближении сроков этапов или просрочке.


Учет сопроводительных документов

„К договору автоматически привязываются сопроводительные документы, например:

  • дополнительное соглашение;
  • акты, накладные, счета и прочие сопроводительные документы.

„

Программа умеет контролировать наличие определенных сопроводительных документов и нумеровать сопроводительные документы так, чтобы в их номер включался номер договора. Полный список допсоглашений, накладных, актов или любых других связанных документов можно увидеть в карточке  договора. Также можно увидеть не только сопроводительные документы, но и всю переписку по договору прямо из его карточки. Письма электронной почты отображаются в дереве переписки совместно с входящими и исходящими документами.


Анализ договорной работы

Включены формы отчетности, со следующими возможностями:

  • Форма отчета, показывающая ответственному за договорную работу список всех договоров за период для анализа и повышения эффективности работы сотрудников.
  • „Форма отчета, показывающая ответственному список истекающих в ближайшее время договоров и контакты всех контрагентов для обсуждения с ними продления договоров.
  • Форма отчета, показывающая сезонность и другие особенности заключаемых договоров.
  • Форма отчета, показывающая ответственному за договорную работу список документов, по которым ничего не происходит и которые не отмечены как закрытые.

Многосторонние договоры

„В программе можно учитывать договоры, заключенные более чем с двумя сторонами (многосторонние). Для этого достаточно ввести список корреспондентов, с которыми оформлен договор. Если договоры с несколькими корреспондентами заключаются регулярно – укажите их в шаблоне. В таком случае, они будут помещены в документ сразу при его создании по шаблону. При поиске договоров по корреспонденту в список найденных документов попадут и многосторонние договоры, содержащие указанного корреспондента.


Расторжение договора

„Можно не только указать, что договор расторгнут, но и отметить, каким именно документом это оформлено (например, допсоглашение, решение суда и т.д.). Отчет о расторгнутых договорах может использоваться ответственным за договорную работу для анализа причин и юридического контроля расторжения договора.

© 2017. Progress-8 LTD.