предпроектное обследование, описание структуры и процессов компании
 
 
Описание изображения

Достаточно непростой задачей в области автоматизации является внедрение единой  системы учета.

Зачастую выясняется, что подразделения входящие в состав ТОО, да и сама организация исторически «жили своей  жизнью», то есть вели учет и формировали бухгалтерскую и налоговую  отчетность независимо либо по принципу "как приспособились". Не принималось во внимание следование правилам,  стандартам, методологии учета, возможно уже в установленном ПО.

В таком случае проект начинается с разработки методологии ведения  учета. Проводится обследование имеющейся методологии и на  основе полученной информации разрабатывается единый, унифицированный  стандарт. И только после этого происходит внедрение единой учетной  среды.

ППО является одним из этапов разработки системы, в ходе которого  определяются границы проекта, основные требования заказчика, выявляются  компетентные сотрудники, которые в дальнейшем будут составлять команду  от заказчика, активно участвующей в процессе разработки технического  задания, тестировании системы и ее внедрения.

Результатом проведения ППО является отчет, который будет представлен на  рассмотрение руководителей компании заказчика. Кроме того, в ходе ППО  определяется необходимость проведения этапов разработки, а также расчет  длительностей и стоимостей каждого из них.

Анализируем деятельность...

По технологии проведения ППО представляет собой  с последующей фиксацией на электронных или бумажных носителях процесса документооборота и движения оперативно-регламентных документов предприятия.

Определяем, как устроены процессы в предприятии

На этапе предпроектного обследования процессов предприятия определяются и согласуются подходы к автоматизации,  проводится сбор общих сведений о предприятии, определяются приоритеты и  ключевые требования к системе. Результаты обследования позволяют понять  объём и сложность работ. На данном этапе взаимодействия заказчика и исполнителя определяются бюджет и сроки  выполнения проекта.

типовые этапы проведения предпроектного обследования

Изучение текущих бизнес-процессов, бизнес-процедур, хозяйственной структуры организации заказчика.

Определение взаимосвязи между подразделениями, целей и задач проекта.

Оценка рисков и предусмотрение возможных путей решения, определение методологии и идеологии внедрения.

Установка сроков, границ проекта и составление план-графика внедрения по результатам анализа.

ППО предполагает анализ следующих участков деятельности компании:

  • Анализ документооборота;

Документооборот в любой компании отражает ее систему управления,  поэтому это является очень важной составляющей  предпроектного консалтинга. Собранные данные могут быть использованы для  разработки рекомендаций по совершенствованию и  уменьшению трудоемкости процесса обработки документации, а также для  дальнейшей подготовки проекта внедрения.

  • Анализ информационных потоков;

Анализ информационных потоков, то есть перемещения информации от  одного сотрудника или подразделения к другому, позволяет выявить  недостатки в системе информационных потоков предприятия: точки  дублирования, избытка и недостатка информации, а также причины задержек  или сбоев.

  • Анализ бизнес-процессов;

Анализ бизнес-процессов компании позволяет представить четкую картину  деятельности организации и выявить проблемные места, приводящие к  недостаточно эффективной работе всего предприятия или отдельных  подразделений: дублирование выполняемых сотрудниками функций,  неоднозначное распределение ответственности по бизнес-процессам, функции  «без хозяина».

  • Анализ нормативно-справочной информации (НСИ); 

Правильно  структурированная НСИ позволяет избегать большого количества сложностей,  сбоев, потерь времени в работе организации. Даже такая банальная вещь,  как отсутствие регламента для заведения новых номенклатурных позиций,  может создать серьезные трудности для взаимодействия сотрудников  компании друг с другом и с клиентами. На основе анализа НСИ могут быть выработаны рекомендации и регламенты по созданию и поддержанию единой системы управления НСИ.

На этапе ППО производятся следующие работы:

  • Анализ участков и знакомство с требованиями заказчика по каждому из них;
  • Проведение экспертной оценки степени существующей автоматизации  участков заказчика и составление отчета о необходимом  усовершенствовании;
  • Выбор базовой конфигурации на платформе;
  • Сопоставление основных бизнес-процессов и логики работы компании заказчика с реальными возможностями системы на платформе;
  • Подготовка отчета о предпроектном обследовании;
  • Утверждение отчета первыми лицами компании заказчика;
  • На основании отчета о ППО составление плана технического задания по  реализации автоматизированной системы, его сроков и бюджета.

Фиксация результатов ППО:

Результатом этого этапа является документы «Отчет о ППО» и «Устав  проекта». Документы утверждаются специалистами заказчика. На основе данных ППО производится окончательный выбор программного продукта.

  • Документ «Отчет о ППО» содержит:

План проекта автоматизации, детализированный до каждого этапа  проекта с описанием назначения каждого этапа и выполняемых работ;

Перечень направлений автоматизации;

Перечень необходимых изменений ПП «Предприятие»;

Роли пользователей системы;

Технические требования к системе и порядок приемки работ.

  • Документ «Устав проекта» содержит:

Рамки проекта;

Цели проекта;

Временные рамки (ограничения) проекта;

Критерии успешности проекта;

Оргструктура проекта;

Ключевые участники проекта;

Менеджер проекта (заказчик);

Менеджер проекта  (Абис);

Принципы работы по проекту;

Технические условия выполнения работ;

Согласование результатов работ;

Оформление результатов работ;

Риски проекта;

План работ по проекту.

© 2017. Progress-8 LTD.