предпроектное обследование, описание структуры и процессов компании
 
 
Описание изображения
Достаточно непростой задачей в области автоматизации является внедрение единой системы учета.
Зачастую выясняется, что подразделения входящие в состав ТОО, да и сама организация исторически «жили своей жизнью», то есть вели учет и формировали бухгалтерскую и налоговую отчетность независимо либо по принципу "как приспособились". Не принималось во внимание следование правилам, стандартам, методологии учета, возможно уже в установленном ПО.
В таком случае проект начинается с разработки методологии ведения учета. Проводится обследование имеющейся методологии и на основе полученной информации разрабатывается единый, унифицированный стандарт. И только после этого происходит внедрение единой учетной среды.
ППО является одним из этапов разработки системы, в ходе которого определяются границы проекта, основные требования заказчика, выявляются компетентные сотрудники, которые в дальнейшем будут составлять команду от заказчика, активно участвующей в процессе разработки технического задания, тестировании системы и ее внедрения.
Результатом проведения ППО является отчет, который будет представлен на рассмотрение руководителей компании заказчика. Кроме того, в ходе ППО определяется необходимость проведения этапов разработки, а также расчет длительностей и стоимостей каждого из них.

Анализируем деятельность...

По технологии проведения ППО представляет собой с последующей фиксацией на электронных или бумажных носителях процесса документооборота и движения оперативно-регламентных документов предприятия.

Определяем, как устроены процессы в предприятии

На этапе предпроектного обследования процессов предприятия определяются и согласуются подходы к автоматизации, проводится сбор общих сведений о предприятии, определяются приоритеты и ключевые требования к системе. Результаты обследования позволяют понять объём и сложность работ. На данном этапе взаимодействия заказчика и исполнителя определяются бюджет и сроки выполнения проекта.
типовые этапы проведения предпроектного обследования

Изучение текущих бизнес-процессов, бизнес-процедур, хозяйственной структуры организации заказчика.

Определение взаимосвязи между подразделениями, целей и задач проекта.

Оценка рисков и предусмотрение возможных путей решения, определение методологии и идеологии внедрения.

Установка сроков, границ проекта и составление план-графика внедрения по результатам анализа.

ППО предполагает анализ следующих участков деятельности компании:

  • Анализ документооборота;
Документооборот в любой компании отражает ее систему управления, поэтому это является очень важной составляющей предпроектного консалтинга. Собранные данные могут быть использованы для разработки рекомендаций по совершенствованию и уменьшению трудоемкости процесса обработки документации, а также для дальнейшей подготовки проекта внедрения.
  • Анализ информационных потоков;
Анализ информационных потоков, то есть перемещения информации от одного сотрудника или подразделения к другому, позволяет выявить недостатки в системе информационных потоков предприятия: точки дублирования, избытка и недостатка информации, а также причины задержек или сбоев.
  • Анализ бизнес-процессов;
Анализ бизнес-процессов компании позволяет представить четкую картину деятельности организации и выявить проблемные места, приводящие к недостаточно эффективной работе всего предприятия или отдельных подразделений: дублирование выполняемых сотрудниками функций, неоднозначное распределение ответственности по бизнес-процессам, функции «без хозяина».
  • Анализ нормативно-справочной информации (НСИ); 
Правильно структурированная НСИ позволяет избегать большого количества сложностей, сбоев, потерь времени в работе организации. Даже такая банальная вещь, как отсутствие регламента для заведения новых номенклатурных позиций, может создать серьезные трудности для взаимодействия сотрудников компании друг с другом и с клиентами. На основе анализа НСИ могут быть выработаны рекомендации и регламенты по созданию и поддержанию единой системы управления НСИ.

На этапе ППО производятся следующие работы:

  • Анализ участков и знакомство с требованиями заказчика по каждому из них;
  • Проведение экспертной оценки степени существующей автоматизации участков заказчика и составление отчета о необходимом усовершенствовании;
  • Выбор базовой конфигурации на платформе;
  • Сопоставление основных бизнес-процессов и логики работы компании заказчика с реальными возможностями системы на платформе;
  • Подготовка отчета о предпроектном обследовании;
  • Утверждение отчета первыми лицами компании заказчика;
  • На основании отчета о ППО составление плана технического задания по реализации автоматизированной системы, его сроков и бюджета.

Фиксация результатов ППО:

Результатом этого этапа является документы «Отчет о ППО» и «Устав проекта». Документы утверждаются специалистами заказчика. На основе данных ППО производится окончательный выбор программного продукта.
  • Документ «Отчет о ППО» содержит:
План проекта автоматизации, детализированный до каждого этапа проекта с описанием назначения каждого этапа и выполняемых работ;
Перечень направлений автоматизации;
Перечень необходимых изменений ПП «Предприятие»;
Роли пользователей системы;
Технические требования к системе и порядок приемки работ.
  • Документ «Устав проекта» содержит:
Рамки проекта;
Цели проекта;
Временные рамки (ограничения) проекта;
Критерии успешности проекта;
Оргструктура проекта;
Ключевые участники проекта;
Менеджер проекта (заказчик);
Менеджер проекта  (Абис);
Принципы работы по проекту;
Технические условия выполнения работ;
Согласование результатов работ;
Оформление результатов работ;
Риски проекта;
План работ по проекту.
© 2017. Progress-8 LTD.